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tohokuaikiのチラシの裏

技術的ネタとか。

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パワーポイントの使い方を間違っている。そもそもプレゼンの仕方を知らないひとが多い

元ネタは「http://diamond.jp/series/analysis/10003/」なんだけど、ここから

  1. はてなブックマーク - トヨタグループが「パワーポイント」自粛令!?|News&Analysis|ダイヤモンド・オンライン
  2. http://news4vip.livedoor.biz/archives/51166879.html
  3. はてなブックマーク - 【2ch】ニュー速クオリティ:トヨタ「くだらねえパワーポイントやめろ、営業」

なんかを見てて思ったのは、

  • パワーポイント(だけでなくプレゼンツール)の使い方を間違ってる
  • そもそもプレゼンの使い方をしらない

んじゃないかってところ。

だから、AppleKeynote使おうが、MS-Word使おうが、VISIOでもAdobeイラレ・フォトショでも結局同じ。


はてなユーザーってカンファレンスとか勉強会とか行っててその手のプレゼンは「技術者の割りに」よく見てるんじゃないかって思ったんだけど、見てるだけで「じゃあ、自分がプレゼンする時はこうしよう」って考えてない人が多いってことか。


私はパワーポイントを使い方を2通りに分けている。プロジェクタがある場合と無い場合。*1
ちなみに、どちらも自分がしゃべることを前提としている。メールで送付する場合もあるけど、それは基本的に事前資料として目を通してもらいたい場合で、基本的には同じ。

プロジェクタがある場合

要するに、人数が多くて印刷してられない場合や、時間が無い場合
この場合のパワーポイントには、

  • 要点のみを記述。説明文を無くして項目だけにするとか
  • 絵をふんだんに使う。

結局、時間が無かったり人が多かったりすると、プロジェクタに色々書くと読めなかったり、読み込んじゃって話を聞いてくれなかったりする。

その分、口で説明する。その場合は、文字じゃなくて絵があると伝えられる情報量が一気に増える。百聞は一見にしかずってことで。

プロジェクタが無い場合

人数が多くてプロジェクタが無い場合とかはあまりなくって、あるとすると会議での発表になるのかな。

で、この場合はシチュエーションとして「この人に(ターゲット)わかってもらわないとダメ!」っていう場合の打ち合わせレベルの場合がほとんどだと思う。

そういう場合は、プリントアウト前提のパワーポイントの使用方法になって、

  • 要点と説明文を織り込む
  • 絵をふんだんに使う。んだけど、たとえば、操作前・操作後の違いとかの細かいところも掲載

これは、そのターゲットに質問をしてもらうため。質問をしてもらうっていうのは深いレベルでの理解が必要。そのための細かい絵が有効になる。

絵と文で詳しく書くのは、ターゲットがプレゼン後に「あ、これって何だっけ?」って思ったときに読み返してくれれば確実に思い出してくれるようにするため。

で、口ではパワーポイントの要点と、脚注レベルのことを話す。この時のプレゼンの仕方にはコツがあって、ターゲットは「プレゼン資料を読みながら自分の話を聞いている」ってこと。だから、読み終わったかな?って確認してから次のページや項目の説明をするようにする。






どちらにしても大切なことがあって、それは

パワーポイント(プレゼンツール)に書いてあることはしゃべらない


ってこと。よくプレゼン資料だけを喋ってる人がいるけど、そんなのは時間の無駄。「お前来なくてもいいよ」レベル。「資料だけメールで送ってくれ。わからないことは聞くから」って感じ。

何のためにプレゼンツールがあるかって、それは進行とまとめ、ないしは後日の資料(物的証拠とも)。

何のために自分がプレゼンに来てるかって、それはプレゼン資料では伝えきれないことを伝えるため。そして、質問に答えるため。

そこの部分をわかっていれば、ツールなんてなんでもいい。「手書き最強」とか「KeyNoteなら良い」とかいってる奴らはホントプレゼンの本質を分かってないおこちゃまだな。と感じた。


追記:
2008-05-21 - 逃げの一手 CoolDriverの日記 とか、TPOと相手とキッカケ。 - Net Start Technacとか、的確。さすがはてなー。(違うか)

*1:結局、それは人数の多さとシチュエーションになるんだけどあえて分かりやすくこう表現する。